Sastanci su nužno zlo svakog posla, oduzimaju nam mnogo vremena i upravo zato nas “boli” kad imamo osjećaj da smo uludo potrošili svoje vrijeme. Sastanci koji su nekorisni oduzimaju mnogo vremena i izazivaju veliku frustraciju kod članova tima. Šta su dakle najčešće “greške” zbog kojih sastanak predstavlja gubljenje vremena?
Sastanak je nepotreban
Nema potrebe da se za sve i svašta saziva sastanak, neke stvari se mogu vrlo jednostavno riješiti i putem pošte ili na sličan način. Neke rutinske stvari recimo ili informisanje kolega o nečemu… Možda je potrebno da budu uključene samo jedna ili dvije osobe ili o ovom problemu treba porazgovarati sa nekim ko je kompetentan po ovom pitanju. Iskreno, za gomilu stvari nema potrebe da se uopšte sastanči.
Sastanak se održava iz pogrešnog razloga
Koliko ste puta bili na sastanku koji je menadžer zakazao samo da bi pokazao svoju moć? Nije rijedak slučaj i pokušaja proturanja lične agende kroz sastanak. U ovakvim situacijama se sastanci, na žalost, koriste u lične svrhe.
Neki sastanci se organizuju i iz čiste navike. Navike koju niko ne želi da dovede u pitanje ili više nikome nije jasno kako je sve ovo počelo ili čemu uopšte služi? nekim ljudima ovo može i prijati, da malo izađu iz sopstvene kancelarije, naprave neku promjenu tokom dana. Obično se na ovakvim sastancima “diskutuje” o “važnim” temama i po tom pitanju se obično ne uradi ništa, jer…
Cilj sastanka nije jasan
Niko nije ni postavio pitanje koji je cilj ovog sastanka. Niko mu ne zna ni svrhu. Nerijetko niko ne dobije ni agendu ili propratne materijale. Ponekad je agenda prilično nejasna ili uopšte ni ne postoji.
Na sastanku su pogrešni ljudi
Prošlo je pola sata…diskusija se usijala…svima je jasno da problem postoji ali… postoji jedan minoran problemčić.
Niko nema autoritet da donese odluku ili da presječe.
Nekad se pojavi zamjena za nekoga. Zamjena koja nije u toku šta se dešava, nema predstavu o čemu se pričalo posljednjih pet sastanaka i samo sjedi da popuni prostor…
Bilo kako bilo, ukoliko nemate pravi set ljudi na sastanku… džaba krečite.
Nedostatak strukture
Nema jasnog vođenja vremena. Niko ne vodi računa o vremenu. Diskusija ide sa teme na temu, često i u pravcu koji niko nije očekivao. neke stare teme i nesporazumi isplivavaju na površinu. Konflikt između pojedinaca ili odjela.
Svi ovi problemi su uglavnom do osobe koja vodi sastanak, (pre)često potiskujući diskusiju umjesto da je pravilno kanališe.
Za kraj imamo još loš odabit vremena ili sale za sastanke. U nekim trenucima jednostavno ljudi u glavi imaju preče i hitnije stvari i na sastanku neće biti potpuno prisutni. U ovakvim situacijama je sastanak mnogo bolje odložiti nego na njemu uporno insistirati.
Sale koje imaju lošu akustiku ili se jasno čuje buka spolja nisu pretjerano korisne za sastančenje jer odvlače pažnju i snižavaju koncentraciju učesnika.
Ako vas zanima kako TREBA da držite sastanke idite na HBR, tamo ćete pronaći nekoliko korisnih savjeta.